Tilskudd til audiovisuelle verk

• Søker må være et foretak og foretaket må drive næringsvirksomhet (primært AS og ENK). Ideelle organisasjoner og offentlige virksomheter kan derfor ikke søke.
• Søker skal ha audiovisuell produksjon som sitt hovedformål, eller skal kunne dokumentere betydelig erfaring innen filmproduksjon eller spillutvikling.
• Prosjektet skal ha regional tilknytning til Viken filmsenter ved at selskapets forretningsadresse og/eller nøkkelpersoners bostedsadresse er innenfor filmsenterets eierfylker (Oslo, Akershus, Buskerud, Østfold).
• Norsk minoritetsprodusent kan søke tilskudd til utenlandsk co-produksjon etter bestemmelsene som er gitt av forskriftene.

Viken filmsenter har avgrensninger for hva det kan søkes tilskudd til, utover det som kommer frem av forskriftene. Det kan ikke søkes tilskudd til:

• Prosjektfaser som utelukkende har manusutvikling som resultat.
• Prosjektfaser som utelukkende omfatter lanseringsvirksomhet.
• Fiksjonsprosjekt i langformat, dvs spillefilm og dramaserier med en samlet lengde over 60 minutter. Dette gjelder også tidlig idéutvikling og utvikling av pilot.
• Prosjekter som inngår i et utdanningsløp, eller hvor nøkkelpersonene er studenter/elever.
• Produksjon av innhold som reklame, nyheter eller oppdragsfilm.
• Produksjon av materiale som kun skal vises i lukkede distribusjonssystemer.

Får du avslag på en søknad er det mulig å søke tilskudd på nytt med samme prosjekt. Det forventes da at det har skjedd en vesentlig endring i prosjektet eller i premissene for søknaden. Endringer siden forrige søknad skal fremgå i søknadsdokumentene og beskrives i eget felt i søknadsskjema.

Det kan søkes tilskudd til samme prosjekt i flere faser, men det kan ikke sendes inn søknad for flere faser samtidig. Hvis tilskudd til en fase i prosjektet innvilges, er det mulig å søke tilskudd til en ny fase før forrige fase er avsluttet. Sluttrapport for alle tidligere faser må imidlertid være innsendt og godkjent, før du kan anmode om utbetaling til ny fase.

Viken filmsenter forholder seg til bestemmelsene om maksimal andel offentlig tilskudd, gitt av Forskriften om tilskudd til audiovisuell produksjon. Forskriften setter en øvre grense for hvor stor andel av finansieringen som kan komme fra det offentlige. Grensen avhenger av verkets bredde og hvilket format verket har. Se også Forskrift om tilskudd til dataspill for mer detaljert informasjon.

Viken filmsenter praktiserer følgende grenser for maksimal andel offentlig tilskudd pr. format: Kortfilm – 100%, Dokumentar – 90%, Spill 75%, Annet (interaktivt audiovisuelt verk som ikke faller inn under spill) – 100%. Grensene gjelder for hver fase det søkes tilskudd til. Hvilke finansieringskilder som regnes som offentlige fremgår i søknadsskjema.

Ved internasjonal co-produksjon kan norske foretak søke tilskudd i tråd med bestemmelsene som er gitt av forskriftene. Søknaden gjøres av det norske foretaket og det er egne felt for utfylling av informasjon om utenlandsk majoritetsprodusent. Det er ikke krav til nasjonal spend eller distribusjon, men den bransjeutviklende verdien for regionen vil bli vektlagt i vurderingen.

Ved nasjonal co-produksjon som kun involverer samproduksjon mellom norske aktører er det alltid hovedprodusenten som skal søke. Dette gjelder, uavhengig av hovedprodusentens regionale tilhørighet.

Innlogging:
Regportal bruker ID-porten til innlogging.

Registrering privatperson:
Søkere skal registrere seg som privatperson.

Registrering foretak:
Førstegangsregistrering av et foretak må foretas av daglig leder/styreleder – eller annen person som er tilknyttet selskapet i Brønnøysundregisteret.
Når filmsenteret har godkjent foretaksregistrering kan administrator «administrere selskap» og invitere andre personer som brukere under «administrer brukerkonto«. Som bruker får du tilgang til å opprette søknad, anmode og rapportere.
De som ikke har tilknytning til selskapet i Brønnøysundregisteret kan bli bruker ved å «søke om tilknytning til ny organisasjon» ved innlogging eller under «Min profil«. Søknaden godkjennes av administrator for selskapet i Regportal.

Obligatoriske vedlegg
Disse dokumentene er obligatorisk å legge ved søknaden og burde være klart før du søker:

• Prosjektbeskrivelse – En beskrivelse av hva prosjektet går ut på, hvilke sentrale egenskaper det innehar og hva det søker å bli som sluttprodukt.
• Produsentnotat – En redegjørelse for hvordan prosjektet er tenkt gjennomført, hvilke ressurser det dras nytte av og hvilken rolle prosjektet er tenkt i et større utviklingsløp for selskapet og de involverte.
• Publiseringsnotat – En redegjørelse for hvordan prosjektet skal nå et publikum, hvordan prosjektet er tenkt publisert/fremvist og hvilke strategier som finnes for salg/distribusjon.
• Budsjett – Et kostnadsbudsjett for fasen det søkes tilskudd til

Andre vedlegg
Det er også andre dokumenter det forventes eller kan være lurt at legges ved, avhengig av format og hvilken fase prosjektet befinner seg i:

• Manus – det forventes at det foreligger manus ved kortfilmsøknader
• Spilldesigndokument (GDD) – dersom prosjektbeskrivelsen ikke er tilstrekkelig
• Reginotat/Regikonsept
• Produksjonsplan
• Bekreftelser på tilgang/deltakelse/samarbeid – dersom eksterne aktørers deltagelse eller samarbeid utgjør en verdi for prosjektet bør dette dokumenteres

Tilskuddsordningen opererer ikke med en inndeling mellom utviklings- og produksjonsfase. I stedet lar den søker selv definere omfanget av fasen det søkes tilskudd til. Det er derfor viktig å danne et tydelig bilde av hvilket stadium prosjektet befinner seg i, og hva som skal bli resultatet ved gjennomføring av fasen som foreligger. Målene for fasen må være konkrete og resultatorienterte i forhold til prosjektet.

Et prosjekt kan søke tilskudd til flere faser, men disse kan ikke overlappe hverandre. Det er mulig å sende søknad om tilskudd til en ny fase før forrige fase er avsluttet, men tidligere faser må være avsluttet før utbetalingsanmodning på ny fase kan godkjennes.

Viken filmsenter ønsker å bidra til at prosjekter skal ha en sunn økonomi med gode arbeidsforhold. Derfor stilles det krav til at du har et tydelig bilde av inntekter og utgifter knyttet til prosjektet og fasen det søkes tilskudd. Søknaden krever budsjett og finansieringsplan som er spesifikt for fasen det søkes tilskudd til. Der det er hensiktsmessig kan informasjon om ytterlige finansiering eller totalbudsjett gjerne legges ved.

Budsjett
Budsjettet skal vise alle de planlagte utgiftene for søknadsfasen.  Oppsettet for budsjettet trenger ikke følge en bestemt mal, men vi anbefaler å bruke standard kontoplan for regnskapsføring. Sluttregnskap skal senere settes opp i samsvar med godkjent budsjett, dvs at du skal bruke samme mal/ kontoplan som ble brukt ved aksept av tilskudd.
Påløpte kostnader før oppstartsdato for fasen det søkes tilskudd til hos oss kan ikke tas med i budsjett.
Det oppfordres til å bruke et regnskapssystem/program som kan skille ut inntekter/utgifter knyttet til en bestemt fase, enten ved at man fører fasen som et eget avdelingsregnskap eller ved at man kan hente ut kostnader bokført i en bestemt tidsperiode.

Finansieringsplan
Finansieringsplanen skal gi et bilde av hvordan gjennomføring av prosjektfasen er tenkt finansiert. I søknadskjema skal finansieringskildene oppgis og krysses av på om finansieringen kan regnes som bekreftet. Det er mulig å søke tilskudd før all finansiering er bekreftet, men ved anmodning om utbetaling av tilskudd, må budsjett og finansieringsplan godkjennes og bekreftes.

Finansiering deles inn i hovedkategoriene offentlig og privat og det er krav til maksimal andel offentlig tilskudd som kan gis til et prosjekt. Det forventes at søker setter seg inn i gjeldende regler for dette. Nærmere informasjon finner du under forskrifter, retningslinjer og saksbehandling.

De ulike finansieringsformene har ulike krav til dokumentasjon:

• Tilskudd offentlig/privat – dokumenteres med tilskuddsbrev
• Egenkapital – dette er søkerens disponible midler og dokumenteres med kontoutskrift/bekreftelse fra bank
• Arbeidskreditt – arbeidstid som investeres i prosjektet dokumenteres med avtale for hvem som skal utføre arbeidet, antall timer, timesats og plan for utbetaling. Avtalen skal være signert av den som utfører arbeidet. Arbeidskreditt skal basere seg på gjeldende markedspris. Egeninnsats skal kostnadsføres i budsjett sammen med sosiale kostnader.
• Kreditt utstyr – gratis lån av utstyr dokumenteres med egen avtale tilknyttet prosjekt
• Lån – dokumenteres med lånebevis

Tilskudd mot avregning
Audiovisuelle tilskudd betegnes som tilskudd mot avregning, det vil si at tilskuddets størrelse fastsettes som en prosentandel av godkjent budsjett. Les mer om dette under anmodning og rapportering.

I utgangspunktet ønsker vi at prosjekter skal klare seg uten arbeidskreditt. Vi er opptatt av den økonomiske sunnheten i prosjektet som helhet og anbefaler å holde arbeidskreditt under 20% av totalbudsjettet. Vi oppfatter arbeidskreditt som en utsatt lønnsutgift, og ikke som gratisarbeid. Selv om de som utfører arbeidskreditt frasier seg hele eller deler av betalingen, vil det kunne oppstå forpliktelser til skatt og avgift. Det er derfor viktig at søker setter seg inn i gjeldende regelverk for dette.

Vi ønsker at egenfinansiering i form av arbeidskreditt dokumenteres med en avtale hvor følgende forhold fremkommer:

-hva slags kostnader det gjelder
-hvem som skal utføre arbeid
-hvor mange timer/dager og størrelse på honorar
– plan for når og hvordan betaling vil utføres

Avtaler skal være signert av de det gjelder. Arbeidskreditt skal basere seg på gjeldende markedspris. Egeninnsats og sosiale utgifter skal kostnadsføres i budsjett.

Arbeidskreditt godkjent i rate 1, kan ikke oppjusteres i rate 2.

I henhold til forskriftene skal søknaden om tilskudd gjelde et kulturprodukt. Dette bekreftes ved at søker besvarer det som kalles ‘kulturtesten’. Dette er fire vilkår som går på prosjektets kulturelle forankring. Minst tre av vilkårene skal være oppfylt. Viken filmsenter legger til grunn følgende tolkning av kulturtesten:

1. Manuskript eller litterært forelegg er originalskrevet på norsk eller samisk. Det betyr at handlingsforløpet for prosjektet, eller den litterære framstillingen av prosjektideen, skal i sin første form være skrevet på norsk eller samisk.
2. Hovedtema og/eller innhold er knyttet til norsk historie, kultur eller samfunnsforhold. Prosjektet kan også være knyttet til norske forhold gjennom opphavsperson eller ved at det har en definert norsk målgruppe. Vilkåret blir vurdert skjønnsmessig.
3. Handlingen utspiller seg i Norge eller et annet EØS-land. Dersom handlingen foregår i en fiktiv verden, vil vurdering baseres på opphavspersons bosted eller personlig tilknytning til Norge/EØS.
4. Verket har et vesentlig bidrag fra opphavsperson eller utøvende kunstner bosatt i Norge eller et annet EØS-land. Med vesentlig bidrag menes kunstnerisk bidrag fra opphavsperson eller utøvende kunstnere. Med bosatt menes at man har folkeregistrert adresse i Norge/EØS. Statsborgerskap er uvesentlig i denne sammenheng.

For samproduksjoner hvor søker er norsk minoritetsprodusent gjelder forskriftens vilkår for definisjonen av kulturprodukt, § 3-3, bokstav c.

Viken filmsenter er opptatt av at tilskuddsordningen skal bidra til et større mangfold av både stemmer og uttrykk innen audiovisuelle verk. I søknadsskjema kan søker melde inn opplysninger som er knyttet til kulturbakgrunn, kjønnsidentitet/kjønnsuttrykk og funksjonsvariasjon.

Disse opplysningene brukes primært for statistikk og er ikke avgrensende for hvordan mangoldsdimensjonene blir vurdert i søknaden. Bruk derfor de andre søknadsdokumentene for å fremheve mangfoldsdimensjoner og aspekter dere mener kan fremme underrepresenterte stemmer eller uttrykk gjennom prosjektet.

Hva kan prosjektbeskrivelsen inneholde?
Prosjektbeskrivelsen skal gi konsulenten en helhetsforståelse av prosjektet og hva man søker oppnå som ferdig verk. Dokumentet bør på en tydeligst mulig måte beskrive hva prosjektet går ut på, hvilke sentrale egenskaper det innehar og hva som gjør verket unikt. Husk at dokumentet bør være så kortfattet og presist som mulig. Bruk gjerne visuelle referanser og illustrasjoner for å få frem poengene. Manus, reginotat, moodboard og lignende kan lastes opp som tillegg for å supplere prosjektbeskrivelsen.
Velg de spørsmålene du finner relevante for ditt prosjekt og forsøk å besvare disse eller beskriv hvordan du har tenkt å finne svar.

Innhold og tematikk
Hvordan vil du beskrive prosjektets innhold? Hvilken historie er det som skal fortelles? Hva opplever du er hovedtematikken i prosjektet? Finnes det andre underliggende tema prosjektet berører?
Hvilke unike egenskaper finnes i prosjektet? Hvilken samfunnsmessig relevans har innholdet?

Intensjon
Hva vil du at prosjektet skal kommunisere? Hva vil du at publikum/spillerne skal oppleve og forstå? Hvilket avtrykk søker du at prosjektet skal skape?

Fortellergrep
Hvordan skal historien fortelles? Hvilket perspektiv valg ligger til grunn for prosjektet? Hvordan underbygger dramaturgi / spilldesign og estetikk intensjonen?

• Kreativ gjennomføring
  Hva kjennetegner den kreative gjennomføringen av prosjektet? Hva slags arbeidsmetodikk skal brukes?
• Motivasjon
  Hvorfor vil du fortelle denne historien eller lage dette universet. Hva er din kunstneriske visjon? Hvor oppstod ideen / behovet for prosjektet? Hva er din visjon for det ferdige verket og hvem vil du nå?

Hva kan produsentnotat et inneholde?
Produsentnotatet skal gi konsulenten en forståelse av produsentens/ produksjonsselskapets planer for realisering og gjennomføring av prosjektet. Notatet bør også redegjøre for hvilken rolle gjennomføringen av prosjektet skal ha i et større utviklingsløp for selskapet og de involverte.

Velg de spørsmålene du finner relevante for ditt prosjekt og forsøk å besvare disse eller beskriv hvordan du har tenkt å finne svar.

Gjennomføring
Hvordan vil du kort skissere gjennomføringen av prosjektet fra et produsentperspektiv? Hvordan vil du utnytte ressursene som er tilgjengelig? Hva ser du på som de største utfordringene ved gjennomføringen ? Hvilke begrensninger er det som må tas hensyn til? Skal det tas i bruk ny teknologi, eller nye produksjonsteknikker?

Fremdriftsplan
Hvordan ser fremdriftsplanen ut for prosjektet? Hvordan vil du inndele prosjektets utvikling og produksjon i faser/milepæler?
Hvilke faktorer kan ha innvirkning på planen?

Finansiering
Hvordan søker du å oppnå fullfinansieringen av prosjektet, utover tilskuddsfasen? Hvor langt har dere kommet i dette arbeidet? Hvilke strategier for løsning og/eller planer for alternativ finansiering foreligger dersom deler av finansieringen uteblir? Hvilken forretningsmodell har du valgt og hvordan vil det ferdige verket generere inntekter?

Valg av stab og samarbeidspartnere
Hvem er de sentrale ressursene i staben, og hvorfor har dere valgt akkurat disse? Hva er de enkeltes kvalifikasjoner og dokumenterte gjennomføringsevner? Hvilke sentrale samarbeid med andre aktører inngår i prosjektet? Hvordan er samarbeidet og rollene definert?

Risikoanalyse
Hvilke risikoelementer ser du i gjennomføringen av prosjektet? Har du en plan B eller tanker om alternativ framdrift dersom hindringer skulle oppstå?

Strategi og selskapsutvikling
Hva ønsker du å oppnå med prosjektet som ferdig verk ? Inngår verket i en langsiktig strategi for talentutvikling eller kreativt samarbeid? Hva er produksjonsselskapets planer for å bygge videre gjennom denne produksjonen? Hva er de langsiktige målene for selskapet og hvordan passer dette prosjektet inn i dette?

Hva kan publiseringsnotatet inneholde?  

Publiseringsnotatet skal gi konsulenten grunnlag for å vurdere hvordan prosjektet søker å nå et publikum som ferdig verk. Notatet bør redegjøre for hvordan verket er tenkt publisert/fremvist, hvilke strategier som finnes for visning/salg/distribusjon og en betraktning på hvem søkeren ser som sitt publikum. 

Velg de spørsmålene du finner relevante for ditt prosjekt og forsøk å besvare disse eller beskriv hvordan du har tenkt å finne svar.   

Hvem og hvor er ditt kjernepublikum?  
Hvem vil ha størst verdi/glede/nytte av å oppleve verket ditt? Hva kjennetegner dem som gruppe(r) i form av alder, identitet, interesser, osv.? Hvor befinner kjernepublikummet ditt seg? Hvilke medievaner kjennetegner dem som gruppe? Hvilke kanaler/plattformer bruker de til å finne sitt audiovisuelle innhold? 

Hvordan skal verket nå et publikum?
Hvilke planer finnes for å få verket publisert? Hva anslås å være verkets primære visnings/brukerplattform? Foreligger det samarbeid eller planer om samarbeid rundt publisering, distribusjon eller visning av verket? 

Hvordan skal publikum interagere med verket? 
Hvilke muligheter for interaksjon med publikum/brukere finnes eller kan utvikles som er del av prosjektet? Hvilken type aktiviteter kan initieres ut fra prosjektet? Hva er mulighetene for å engasjere og skape eierskap hos et publikum allerede under produksjonen av verket? Finnes det et «call-to-action» – noe du søker at publikum skal gjøre som resultat av å oppleve det ferdige verket? 

Hvor bredt/fokusert er nedslagsfeltet for verket ditt? 
Hvor bredt anslår du at prosjektet vil kunne nå? Er det viktigere å nå et fåtall på en sterk og virkningsfull måte, eller flest mulig på en eller annen måte? 

Hva anslår du å være attraktivt og engasjerende ved verket ditt?
Hvilke tema eller aspekter ved verket tror du vil kunne vekke størst engasjement hos folk? Hva anslår du å være de mest attraktive egenskapene for seerne/spillerne? 

Hva er verkets tiltenkte livsløp? 
Hvor lenge ser du for deg at verket kan leve, gjennom forskjellige format, distribusjonskanaler og markeder (nasjonalt / internasjonalt)? 

Når en søknad mottas av Viken filmsenter behandles den fortløpende. Dersom de formelle kravene til søknaden ikke er oppfylt, vil søknaden bli avvist før den kommer til behandling.

Behandlingstiden er normalt 4-6 uker, men forsinkelser rundt ferieavvikling kan forekomme. Det er filmsenterets film- og spillkonsulent som vurderer søknaden, men ekstern kompetanse kan innhentes ved behov. Avgjørelse på søknaden vedtas av daglig leder, etter innstilling fra konsulent. Deretter sendes enten avslag eller et vedtak på innvilget søknad. Ved et tilskudd er det egne vilkår som gjelder for utbetaling og rapportering. Dette framkommer i eget tilskuddsbrev.

Tildelinger offentliggjøres fortløpende på filmsenterets hjemmesider.

Vurderingen og prioriteringen mellom søknader gjøres ut ifra en samlet evaluering av kunstneriske, produksjonsmessige, økonomiske, tekniske og markedsmessige hensyn. Kriteriene som brukes i evalueringen er beskrevet nærmere her.

Tilskuddsordningen audiovisuelle verk reguleres av gjeldende forskrifter, samt tilskuddsbrev og tilhørende retningslinjer fra Norsk filminstitutt.

Audiovisuelle tilskudd betegnes som tilskudd med avregning (tilskudd der tilskuddets størrelse fastsettes som del av et budsjett). Tilskuddet avregnes etterskuddsvis.

Aksept, anmodning og utbetaling skal skje gjennom søknadsportalen.
Informasjon om rapportering for ditt tilskudd vil fremgå av tilskuddsbrev.

Regnskapet skal føres i henhold til gjeldende retningslinjer, forskrift, lover og regler og i tråd med god regnskapsskikk. Nærmere regler om regnskapsføring fremgår i «Retningslinjer for budsjett og prosjektregnskap for audiovisuelle verk».

All rapportering skal skje i henhold til godkjent søknad. Med dette menes at regnskapet skal settes opp i samsvar med kalkyle/budsjett og kontoplan i godkjent budsjett.  Påløpte kostnader før oppstartsdato for fasen det ble gitt tilskudd til hos oss kan ikke tas med i regnskapet. Tilskuddsmottaker plikter å varsle filmsenteret umiddelbart dersom det oppstår vesentlige avvik i forutsetningene som ligger til grunn for tilskuddet.

Aksept og anmodning av rate 1 skjer i samme steg.

Forutsetning for tilskuddet er at finansieringsplan i tilskuddsbrevet blir bekreftet av aktuelle finansører. Dersom det er avvik mellom finansieringsplan i tilskuddsbrevet og bekreftet finansiering skal finansieringsplanen oppdateres. Kun bekreftet finansiering vil bli godkjent.

Med avvik menes blant annet endring i finansiering, ubekreftet finansiering og endring i egenkapital. Alle endringer skal begrunnes og det skal tydelige dokumenteres at innhold og kvalitet kan opprettholdes, til tross for foreslåtte justeringer.

Når tilskuddet er akseptert og 1.rate anmodet, vil dette være endelig budsjett for prosjektet. Endring i finansiering/budsjett heretter kan medføre avregning.

Bekreftelse av bankkonto:
Det skal legges ved dokumentasjon som bekrefter at kontonummeret som tilskuddet skal utbetales til tilhører selskapet som søker. Dette kan være en «bankbekreftelse på kundeforhold» eller en utskrift/skjermdump som viser kontoinnehaver (navn på kontoeier) og kontonummer. Kontoinnehaver må være en nøkkelperson i selskapet og/eller stå i selskapets navn.

Anmodning rate 2 består av sluttrapport og sluttregnskap.

• Sluttrapporten skal kort omtale prosjektets gjennomføring og grad av måloppnåelse for fasen det rapporteres for jfr. søknad.
• Sluttregnskap skal rapporteres i samme mal som godkjent kalkyle/budsjett. Avvik skal synliggjøres i egen kolonne. Årsaken til dette er at regnskapet skal kunne sammenlignes med opprinnelig budsjett og de forutsetninger tilskuddet ble gitt under. Regnskapsrapporten skal være datert og signert av prosjektansvarlig.

Avregning
Audiovisuelle tilskudd betegnes som tilskudd mot avregning, det vil si at tilskuddets størrelse fastsettes som del av et budsjett. Tilskuddet avregnes etter at sluttregnskap er behandlet. Avregning gjøres ved at tilskuddet blir beregnet som en prosentandel av finansieringsplanen. Når sluttregnskapet i rate 2 viser et mindreforbruk sammenlignet med godkjent budsjett i rate 1, vil tilskuddet bli justert etter prosentandelen. En avregning kan resultere i avkortning av rate 2 eller tilbakebetaling av allerede utbetalt tilskudd. 

Eksempel sak:
Anmodning rate 1:
Finansieringsplan/budsjett rate 1: kr 400 000
Tilskudd fra Viken filmsenter: kr 200 000
Viken filmsenter sin andel av finansiering i prosjekt = 50%

Anmodning rate 2:
Godkjent sluttregnskap kr 350 000
Prosjektet ender opp med et mindreforbruk på kr 50 000 (400 000-350 000)
Viken filmsenter sin andel av finansiering i prosjekt utgjør 50% av kr 350 000. Tilskudd etter avregning utgjør kr 175 000

Tilbakebetaling
Blir tilskuddet eller deler av tilskudd ikke benyttet til gitte formål, kan de overskytende midlene bli krevd tilbakebetalt. Tilskuddsmottaker plikter å gjøre filmsenteret oppmerksom på slike forhold så snart som mulig.  

Tilskuddet gis under de forutsetninger som er angitt i tilskuddsbrevet. 

Dersom det i ettertid viser seg at tilskuddet ikke er brukt i samsvar med forutsetningene i tilskuddsbrevet, kan filmsenteret kreve hele eller deler av tilskuddet tilbakebetalt. Dersom tilskuddsmottaker har mottatt tilskuddet på bakgrunn av uriktige opplysninger, kan dette i særlige tilfeller være brudd på bestemmelsene i straffelovens § 371–372. 

Der saksbehandling i filmsenteret viser at tilskuddet må avkortes, vil tilskuddsmottaker få melding om beløp som ikke blir utbetalt. Dersom det er utbetalt for mye vil tilskuddsmottaker få melding om tilbakebetaling. 

Når tilskudd overstiger kr 200.000 skal prosjektregnskapet godkjennes av revisor.
Revisors oppdrag er å kontrollere at prosjektet er gjennomført i henhold til gjeldende lover og regler for gjeldende ordning, og deretter uttale seg om prosjektregnskapet. Det skal være en registrert revisor/statsautorisert revisor som avgir uttalelsen.

Det kan søkes om nytt tilskudd til neste fase i prosjektet. Søknaden kan innvilges med tilskudd, men det kan ikke utbetales før sluttrapport på tidligere fase/faser er godkjent. 

Revisjon av regnskap kan utsettes dersom prosjektet har fått innvilget nytt tilskudd. Det skal likevel leveres regnskap og rapport for hver fase som avsluttes jf. tilskuddsbrev.

Revisjonsplikt utløses likevel dersom: 

• Totalt tilskudd passerer kr 400.000, selv om prosjektet fortsetter med nye faser. Det skal da leveres revisoruttalelse  på et prosjektregnskap som inkluderer alle faser som har fått tilskudd.
• Det er mer enn 2 år siden siste regnskapsavlevering i prosjektet. Dette gjelder selv om tilskudd ikke har passert kr 400.000.

Det skal uten unntak leveres sluttregnskap og sluttrapport for prosjekter som avvikles underveis. Sluttregnskap skal dokumentere påløpte kostnader inntil avvikling og rapporten skal beskrive status for prosjektet og årsak for avvikling. Bruk av tilskuddsmidler skal dokumenteres. Ubrukte midler kreves tilbakebetalt. Det vil gjøres en avregning av tilskuddet som ved ordinær rapportering.

Etter at sluttregnskap er levert, kan Viken filmsenter innkalle hovedbok, foreta stikkprøvekontroll eller innkalle alle regnskapsbilag for kontroll av prosjektet. Bilag skal kunne leveres digitalt.

Viken filmsenter forholder seg til følgende forskrifter:

• Forskrift om tilskudd til produksjon og formidling av audiovisuelle verk
• Forskrift om tilskudd til audiovisuell produksjon
• Forskrift om tilskudd til utvikling, lansering og formidling av dataspill

Under finner du våre retningslinjer for audiovisuelle verk. Dokumentet kan lastes ned her.

VIKEN FILMSENTERS RETNINSLINJER – TILSKUDD TIL AUDIOVISUELLE VERK

GENERELT
Det gis tilskudd til fremstilling av audiovisuelle verk innen formatene dokumentar, fiksjon, spill og annet. Med «annet» menes interaktive verk som ikke naturlig faller inn under spill.  

Det kan gis tilskudd til gjennomføring av én eller flere faser i et prosjekt.
En fase defineres som hele eller deler av utviklings- og/eller produksjonsforløpet. Det kan kun søkes tilskudd til én fase om gangen. I noen tilfeller kan det være mulig å sende søknad om nytt tilskudd før forrige fase er avsluttet. Søknaden kan innvilges, men tilskuddet vil ikke utbetales før sluttrapport på tidligere fase er godkjent. 

 Viken filmsenters «Veileder for søknad om tilskudd til audiovisuelle verk» gir utfyllende informasjon om hvordan du kan søke tilskuddsordningen. 

 Viken filmsenter har avgrensninger for hva det kan søkes tilskudd til, utover det som kommer frem av forskriftene. Det kan ikke søkes tilskudd til: 

• Prosjektfaser som utelukkende har manusutvikling som resultat for fasen 

• Prosjektfaser som utelukkende omfatter lanseringsvirksomhet 

• Langformat fiksjonsprosjekt, dvs spillefilm og dramaserier med samlet lengde over 60 minutter. Dette gjelder også tidlig idéutvikling og utvikling av pilot. 

• Prosjekter som inngår i et utdanningsløp, eller hvor nøkkelpersonene er studenter/elever.  

• Produksjon av innhold som reklame, nyheter eller oppdragsfilm 

• Produksjon av materiale som kun skal vises i lukkede distribusjonssystemer 

VILKÅR
Forskriftene fastsetter krav til søker for audiovisuelle verk. I tillegg stilles følgende krav fra filmsenteret: 

• Søker skal ha audiovisuell produksjon som sitt hovedformål, eller skal kunne dokumentere betydelig erfaring innen filmproduksjon eller spillutvikling. Det stilles også tilsvarende krav til profesjonalitet til nøkkelpersoner tilknyttet prosjektet.
• Alle foretak som driver næringsvirksomhet, kan søke tilskudd. Ideelle organisasjoner og offentlige virksomheter kan ikke søke.
• Prosjektet skal ha regional tilknytning til eierfylket ved at én eller begge av disse er oppfylt:
  -selskapets forretningsadresse
  -nøkkelpersoners bostedsadresse
• Det kan søkes tilskudd til prosjekt som innbefatter samproduksjon med norsk foretak utenfor regionen, men det er kun hovedprodusent (med filmretten) som kan stå som søker for prosjektet.
• Norsk minoritetsprodusent kan søke tilskudd for prosjekt med majoritetsprodusent i utlandet etter gjeldende bestemmelser i forskriftene.
• Bestemmelser om maksimal andel offentlig tilskudd for de ulike formatene defineres i forskrift om tilskudd til audiovisuell produksjon. Disse bestemmelsene gjelder for hver fase det søkes tilskudd til. For formatet «annet» gjelder §3-13 annet ledd bokstav d.
• Søknaden skal gjelde et kulturprodukt jf. forskrift om audiovisuell produksjon § 1-4. Minst tre vilkår skal være oppfylt. Viken filmsenter legger til grunn følgende tolkning av kulturtesten:
  1) Manuskript eller litterært forelegg er originalskrevet på norsk eller samisk. Det betyr at handlingsforløpet for prosjektet, eller den litterære framstillingen av prosjektideen, skal i sin første form være skrevet på norsk eller samisk.
  2) Hovedtema og/eller innhold er knyttet til norsk historie, kultur eller samfunnsforhold. Prosjektet kan også være knyttet til norske forhold gjennom opphavsperson eller ved at det har en definert norsk målgruppe. Vilkåret blir vurdert skjønnsmessig.
  3) Handlingen utspiller seg i Norge eller et annet EØS-land. Dersom handlingen foregår i en fiktiv verden, vil vurdering baseres på opphavspersons bosted eller personlig tilknytning til Norge/EØS.
• 4) Verket har et vesentlig bidrag fra opphavsperson eller utøvende kunstner bosatt i Norge eller et annet EØS-land. Med vesentlig bidrag menes kunstnerisk bidrag fra opphavsperson eller utøvende kunstnere. Med bosatt menes at man har folkeregistrert adresse i Norge/EØS. Statsborgerskap er uvesentlig i denne sammenheng.  

For samproduksjoner hvor søker er norsk minoritetsprodusent gjelder forskriftens vilkår for definisjonen av kulturprodukt, § 3-3.Vilkår, bokstav c. 

SAKSBEHANDLING
Søknad sendes via Viken filmsenters søknadsportal, behandles fortløpende og vedtas av daglig leder etter innstilling fra filmsenterets film- og spillkonsulent. Ekstern kompetanse til vurdering av søknad kan innhentes ved behov. Dersom de formelle kravene ikke er oppfylt, blir søknaden avvist. 

Vurdering av og prioritering mellom søknader om tilskudd baseres på en samlet vurdering av kunstneriske, produksjonsmessige, økonomiske, tekniske og markedsmessige hensyn. Kriteriene Viken filmsenter bruker i sin vurdering og prioritering er beskrevet nærmere i dokumentet «Kriterier for vurdering og prioritering». 

Behandlingstid er normalt 4-6 uker. Forsinkelser kan forekomme ved ferieavvikling. 

Gjeldende vilkår om tilskudd, utbetaling og rapportering framkommer i eget tilskuddsbrev. 

Tildelinger offentliggjøres fortløpende på filmsenterets hjemmesider. 

Som tilskuddsgiver har Viken filmsenter rett til ikke-kommersiell visning/profilering av audiovisuelle verk. 

Budsjett
Søknaden krever at du har et tydelig bilde av inntekter og utgifter i fasen det søkes tilskudd til og at disse settes opp i et budsjett. Budsjettet skal inneholde inntekter og utgifter til fasen det søkes tilskudd til.  Vi anbefaler å bruke norsk standard kontoplan.
Med et fullstendig budsjett, har man et godt utgangspunkt for å levere en god regnskapsrapport. Under finner du mer informasjon om typiske budsjettposter. 

Føring av prosjektregnskap :

Generelle krav
Det skal føres eget regnskap for hvert audiovisuelt verk som mottar tilskudd fra Viken filmsenter.
Regnskapet skal føres i henhold til Viken filmsenterets retningslinjer og i tråd med god regnskapsskikk. God regnskapsskikk innebærer at man skal benytte seg av etablerte normer og praksis som et supplement til regnskapsloven.
Regnskap skal føres i henhold til kontoplan i godkjent budsjett.  Med dette menes at sluttregnskapet skal bruke samme kontoplan og oppsett som ble brukt i godkjent budsjett (rate 1).
Avvik over 10% skal kommenteres i sluttrapport.
Påløpte kostnader før oppstartsdato for fasen det ble gitt tilskudd til hos oss vil ikke bli godkjent som en del av sluttregnskapet.

Attestasjon og anvisning
Alle bilag skal være attestert og anvist før utbetaling finner sted av den som har fullmakt.
Alle transaksjoner skal dokumenteres med originalbilag jf. bokføringsloven. 

Produsenten er ansvarlig for anvisningen av bilag, også i tilfeller hvor anvisningsmyndigheten er delegert. En utbetaling skal ikke attesteres og anvises av samme person med mindre det er særlig grunn til dette. 

Lønn og honorarer
Foretaket plikter å inngå skriftlig avtale med alle om lønn og honorar som skal belastes regnskapet.
Utbetalinger til interne lønnsmottakere skal dokumenteres med lønnsslipper og utbetalinger til eksterne skal dokumenteres med faktura.
Enkeltmannsforetak  skal dokumentere at tilskuddet er inntektsført i foretakets regnskap.

Gjenstander av varig verdi
Tilskuddet er ikke ment å dekke gjenstander av varig verdi.
I noen tilfeller kan likevel anskaffelse av utsyr godkjennes.  Det forutsettes at innkjøp er budsjettert og godkjent i forkant. Salgsverdi skal framkomme som en kostnadsreduksjon av gjeldende konto.  Dette gjelder varer som har en innkjøpsverdi på over kr 15.000.

Reiser og diett
Utbetalinger av dietter til lønnsmottakere etter statens reiseregulativ, og tariffestet godtgjørelse i henhold til de til enhver tid gjeldende overenskomster, kan belastes regnskapet. Reisens formål skal alltid dokumenteres med reiseregning. 

Internfakturering av egne ytelser
Foretakets egne eide ressurser samt kostnader til regnskapsførsel og revisor kan intern faktureres til prosjektet. Oppdragsavtale, timelister eller annen ekstern dokumentasjon må foreligge som dokumentasjon.?? 

Mat og drikke
Utgifter til mat og drikke som kan anses som nødvendig og relatert til gjennomføring av prosjektet kan belastes regnskapet, forutsatt at det er godkjent i budsjett. Utgifter til alkohol dekkes ikke. 

Rapportering ved rateutbetalinger
Regnskapsrapportering i forbindelse med rateutbetalinger skal skje på samme mal som godkjent budsjett og avvik skal rapporteres i forhold til denne, se «Veileder aksept, anmodning og rapportering».  

Kontroll
Etter at bekreftet sluttregnskap er innlevert, kan filmsenteret innkalle hovedbok, foreta stikkprøvekontroll eller innkalle alle regnskapsbilag for kontroll av prosjektet. Bilag bør i størst mulig grad kunne leveres digitalt.